PDCA:
Significado, como funciona, vantagens e exemplos
O ciclo PDCA é um método de gestão de projetos
que permite melhorar produtos, serviços e processos em apenas quatro passos.
Ao planejar, executar, verificar e agir, você aprimora continuamente o seu
negócio, reduz custos, acelera rotinas e elimina erros. O ciclo PDCA já tem
quase 70 anos e continua entre as melhores ferramentas
de gestão. Para você ter uma ideia, ele
é tão atual, que ganhou espaço entre os modernos métodos ágeis. A sigla PDCA significa
Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Verificar), Act
(Agir). Essas quatro etapas permitem
que você melhore continuamente os processos da empresa e gerencie projetos
com excelência. Quando você planeja, executa,
verifica e age repetidamente, consegue eliminar os erros e aprimorar seu
negócio a cada ciclo. É por isso que o PDCA é tão
simples e eficiente, e não vai perder seu posto tão cedo. Se você estava procurando uma
metodologia testada e aprovada, vale a pena apostar nesse clássico da gestão
estratégica. Para não restarem dúvidas, vou
explicar como o método funciona e como aplicar da maneira certa. Continue lendo e descubra
como o PDCA pode acelerar o seu negócio. O que é o Ciclo
PDCA? Conceito da Sigla
O ciclo PDCA é uma ferramenta
da área de gestão de qualidade que tem como função trazer melhorias contínuas
aos processos de uma empresa ou projeto. Como o nome mesmo indica, ele
é cíclico. Então, deve ser aplicado repetida e sistematicamente para que
tenha efeito no médio e longo prazo. Assim, as suas etapas devem
ser realizadas na ordem da sigla: · Plan – Planejar · Do – Executar · Check – Verificar · Act – Agir. Ou seja, é necessário fazer
um planejamento, colocá-lo em prática, acompanhar seus resultados e agir na
correção de eventuais desvios. Planejar é o primeiro passo
para o PDCA. É nesse momento que os
objetivos se tornam claros e as estratégias são colocadas no papel. Em seguida, é hora de
praticar o que foi planejado, seguindo cronogramas e metas de entrega. Durante o processo, é importante
verificar o andamento do plano e como as etapas vêm sendo cumpridas. Com o fim do prazo, basta
conferir os resultados e como o planejamento foi executado. Mas, não dá para parar por
aí. O segredo do sucesso do ciclo
PDCA é aprender com o processo, fazer aprimoramentos e aplicar as melhorias
no novo planejamento. Então, fica mais claro saber
o que funciona e o que não funciona quando as etapas já foram colocadas em
prática. Percebe como o segundo plano
vai ser melhor do que o primeiro? Assim acontece com o
terceiro, quarto e quinto planejamentos em diante. Portanto, o PDCA permite que
processos sejam aperfeiçoados ao longo do tempo com planejamento, execução,
verificação e correção. Origem do Ciclo
PDCA
O Ciclo
PDCA foi
criado pelo físico e estatístico Walter A. Shewhart, que dedicou sua carreira ao
controle de qualidade na indústria. Inicialmente, o pesquisador
defendia que um processo industrial sob controle deveria seguir três passos
específicos: especificação, produção e inspeção. Sua ideia foi baseada no
método científico clássico de Francis Bacon, que inclui as etapas de
hipótese, experimentação e avaliação. Em 1938, o físico W.
Edwards Deming, considerado o
pai do controle de qualidade moderno, descobriu os estudos de Shewhart e passou a trabalhar em conjunto com ele. Dessa parceria de longa data,
nasceu o ciclo PDCA como
conhecemos hoje, originalmente chamado de “ciclo de Shewhart”. Ali foram definidas as etapas
Planejar, Executar, Verificar e Agir, que consolidaram uma das ferramentas de
gestão mais utilizadas pelas empresas. Por essa razão, muitos
creditam a origem do conceito ao próprio Deming, que popularizou a
metodologia nos anos 1950. O ciclo PDCA foi integrado à
sua estratégia de Gestão da Qualidade Total (Total Quality
Management), que busca priorizar a qualidade em todos os processos
organizacionais. Mais tarde, Deming trocou o “Check” (Verificar) do PDCA pelo “Study”,
criando a sigla PDSA. Para ele, a palavra “verificar”
estava muito ligada à inspeção e pouco à avaliação, que é o verdadeiro
objetivo da terceira etapa, sendo mais bem representada por “estudar”. Como Exatamente
Funciona o Ciclo PDCA?
O funcionamento do ciclo PDCA
é cíclico, como o nome sugere e expliquei antes. Significa que a sequência de
ações reinicia tão logo é concluída. Na prática, então, o ciclo
PDCA não tem fim e persegue a melhoria contínua Tudo começa ao planejar, o
que exige muito mais do que apenas criar cronogramas de atividades. Você deve entender o
planejamento no PDCA como o ponto de partida para todas as demais atividades. O processo tem a função de
identificar o objetivo central do plano e traçar as estratégias de como
alcançá-lo. É importante descrever metas com prazos. Além disso,
é necessário definir que recursos serão utilizados durante a execução. Basicamente, o planejamento é
um roteiro que deve ser seguido – o que nos leva à execução. Se o plano estiver bem
alinhado e descrito, a execução tende a ser mais clara e facilitada. Você vai ver que, na
realidade, todas as etapas do ciclo PDCA são interligadas. Então, essa é a hora em que o
planejamento sai do papel e é colocado em prática. Na sequência, temos a
verificação – que não significa “apenas” inspecionar. Ou seja, vai muito além de
pegar uma prancheta com o planejamento estratégico e conferir números. A verificação é uma parte do
ciclo para compreender o que está sendo executado, de fato. Os erros acontecem em tempo
real e o gestor ainda tem a possibilidade de corrigi-los. Se o plano for bem detalhado,
terá ações alternativas para facilitar a tomada de decisão dos responsáveis
em situações de desvios. Ao final, o objetivo foi
alcançado ou o prazo terminou. Então, a equipe vai se reunir
para entender os resultados – sejam positivos ou negativos. Os dados e informações
obtidos neste momento vão servir para alimentar o novo planejamento. E o ciclo PDCA termina para
começar novamente. Por que Usar o
Ciclo PDCA
Pela história, é fácil
deduzir que o ciclo PDCA foi criado para aprimorar continuamente produtos e
processos em empresas. Esse método
de controle de qualidade surgiu no contexto da indústria, mas pode ser usado em qualquer
segmento para melhorar a gestão de projetos. O segredo da sua eficiência
está nos quatro passos simples, que podem ser aplicados como uma fórmula
constante. O termo “ciclo” indica o uso
repetitivo da ferramenta, que ajuda empresas a atingirem seus objetivos de
forma mais ágil e precisa. Assim, o PDCA serve para
planejar processos, antecipar falhas, executar planos de ação e solucionar
qualquer problema no caminho, além de fazer os ajustes necessários a cada
ciclo. A sequência serve para
qualquer projeto ou processo, desde a fabricação de um produto até a
implementação de um novo método de trabalho. Seu movimento garante que o
gestor esteja sempre reavaliando o cenário e adaptando suas estratégias de
qualidade às mudanças. Afinal, as empresas operam em
um continuum, e seus métodos de gestão não podem ser estáticos. Vantagens e
Cuidados em Aplicar o PDCA
Uma das grandes vantagens do
ciclo PDCA é seu formato flexível, que permite que cada iteração seja uma
experiência de aprendizado constante. Os colaboradores conseguem
visualizar os resultados de suas ações, reconhecer erros e aprimorar acertos
durante todo o projeto. A metodologia trabalha algumas
competências essenciais nos colaboradores, como o pensamento estratégico,
capacidade analítica e comunicação efetiva. Desse modo, contribui para o
desenvolvimento pessoal e profissional, além de elevar os níveis de
produtividade e engajamento. Os erros também são
drasticamente reduzidos, graças à identificação precisa das causas. Um dos problemas mais comuns
que atrapalha a evolução das empresas é a atribuição equivocada de causas,
que desvia a atenção do verdadeiro gatilho e gera perda de tempo e esforços. Obviamente, quanto mais
eficientes forem os processos da empresa, menores serão os custos
operacionais. Logo, o PDCA também elimina
desperdícios de recursos humanos, materiais e
tecnológicos, permitindo que a empresa faça mais com menos a partir de decisões inteligentes. Em relação aos cuidados, é
importante seguir todas as etapas do PDCA e definir prazos específicos para
cada uma delas, para evitar a demora excessiva em algum dos estágios. Ainda que exista
flexibilidade para o ajuste dos planos, o ideal é cumprir ao máximo o que foi
planejado no início, para que o próximo projeto seja ainda mais preciso desde
a primeira etapa. Outra medida essencial é
contar com ferramentas e
soluções tecnológicas para organizar e documentar todo o processo do ciclo
PDCA. Para isso, uma plataforma de
gestão de tarefas colaborativa é a solução ideal, para que todos acompanhem o
andamento do ciclo e consigam trabalhar em equipe. Quais as 4
Etapas do Ciclo PDCA?
Em apenas 4 passos, o ciclo
PDCA resume os procedimentos necessários à manutenção e aprimoramento da
qualidade nas empresas. Vamos aos detalhes de cada
uma dessas etapas. 1. Planejar no Ciclo
PDCA
A primeira fase é dedicada ao
planejamento, que é o ponto de partida do método (Plan). Nesse momento, você terá que
construir um roteiro completo com objetivos, metas e processos necessários
para entregar os resultados. Para facilitar o trabalho,
você pode utilizar uma outra ferramenta: o Método
de Análise de Solução de Problemas, o MASP. Basta seguir as etapas a
seguir. Identificação do
problema
Qual é, exatamente, o
problema que você pretende resolver? Delimitar o problema é o
primeiro passo para compreender seu contexto, variáveis e possíveis soluções. Para isso, você pode
identificar o quão comum e frequente é o problema, qual seu histórico e quais
foram suas consequências (especialmente as perdas). Desse modo, você estará
mirando no alvo certo, com margem de erro mínima. Observação do problema
Observar o problema significa
averiguar em quais condições ele ocorre de vários pontos de vista diferentes. Nessa etapa, você e a equipe
precisam investigar a situação e procurar evidências que expliquem sua
ocorrência. Por exemplo, se o problema é
a alta taxa de rejeição de um site,
você precisa se colocar no lugar do usuário para encontrar as pistas desse
comportamento. Análise do problema
Já na análise do problema,
você vai procurar e determinar as causas que levaram a esse quadro. Para isso, é importante
levantar todas as variáveis que influenciam o problema e escolher as causas
mais prováveis. Por exemplo, você pode estar
procurando pela causa de um defeito recorrente nos produtos, e estar em
dúvida entre erro humano ou falha do equipamento. Depois, você deve validar
essas hipóteses e encontrar a raiz do problema, que vai direcionar todo o
planejamento. Plano de ação
Agora que você sabe
exatamente qual é o problema, quais são suas causas e como ele ocorre, já
pode começar a traçar seu plano de ação. Para isso, você deve incluir
os seguintes elementos: · Descrição e causa fundamental do problema · Metodologia escolhida para encontrar a solução · Objetivos e metas a serem alcançados · Estratégias e táticas para solucionar o problema · Atribuição de prazos e responsáveis para cada ação
planejada · Definição de métricas para mensurar
o desempenho da ação. Desse modo, todas as ações
estarão roteirizadas, e você terá parâmetros para analisar o andamento do
PDCA. É um procedimento muito
semelhante à definição de escopo de um projeto. Por exemplo, seu objetivo
pode ser melhorar o índice de NPS da empresa, criando
estratégias para aumentar o número de promotores da marca. Nesse caso, a equipe de marketing e vendas estará na linha de
frente, e as métricas serão as próprias pesquisas de satisfação no prazo
determinado. 2. Executar no Ciclo
PDCA
A fase seguinte é a de
execução, correspondente ao verbo “Do” do PDCA. Há algumas traduções
alternativas para essa etapa, como desenvolver e dirigir, mas a ideia é a
mesma: colocar o planejamento em prática. Aqui, todas as ações do plano
de ação serão executadas pelos responsáveis, conforme as diretrizes e dentro
dos prazos estabelecidos. Por isso, é importante que as
pessoas envolvidas sejam previamente treinadas e instruídas para seguir à
risca as determinações. Além disso, a liderança precisa cumprir seu
papel e direcionar os colaboradores para completar suas tarefas da melhor
forma possível. Vale lembrar que, durante
toda a execução, é preciso coletar os dados para que seja possível aferir os
resultados. 3. Verificar no
Ciclo PDCA
Na etapa de verificação,
correspondente ao Check do PDCA, os resultados da
execução são medidos e comparados com o plano de ação original. Como vimos no início do
texto, o próprio W. Edwards Deming sugeriu que o Verificar fosse substituído
por Estudar/Avaliar. De qualquer modo, o
importante é fazer uma avaliação completa das ações desenvolvidas e procurar
por eventuais desvios do planejamento. Para isso, você deve
transformar os dados em informações, ou seja, interpretar números,
consequências e reações para produzir conhecimento. Por exemplo, se um plano de
ação para melhorar a experiência do cliente resultou em um aumento percentual
nas vendas, você pode investigar essa correlação e decidir se a meta foi
cumprida. 4. Agir no Ciclo
PDCA
Por fim, a última etapa do
ciclo PDCA é Agir, que também costuma ser traduzida para Alavancar, Ajustar
ou Atuar. Nessa etapa, você deve tomar
as ações corretivas necessárias para alinhar os resultados finais àqueles
planejados inicialmente. Ou seja: é hora de determinar
como aplicar mudanças para melhorar o processo ou produto. Como o PDCA é contínuo, essa
fase é fundamental para definir as melhorias para o próximo projeto. Na iteração seguinte, os
erros identificados não devem se repetir. Além disso, essa etapa final
também inspira um novo planejamento para melhorar outros aspectos do processo
que foram descobertos durante a jornada. Para fechar o ciclo
corretamente, é importante seguir as diretrizes abaixo. Padronização
Com as medidas corretivas
aprovadas, você precisa garantir que as melhorias do processo ou produto
sejam incorporadas ao método de trabalho da empresa. Para isso, basta padronizar
os novos processos, evitando a reincidência dos erros e retorno do problema. Quando a empresa não consegue
incluir os padrões em sua cultura, a tendência é que as pessoas voltem a
agir, pouco a pouco, conforme os hábitos antigos. Por isso, você precisa tornar
essa mudança oficial, registrando em documentos e comunicando a todos os
novos procedimentos. Conclusão do projeto
Para fechar o ciclo PDCA com
chave de ouro, é importante fazer um balanço final do aprendizado e planejar
a próxima iteração em equipe. Esse também é o momento certo
para identificar quais são os problemas remanescentes e reforçar o
comprometimento de todos com a mudança de comportamento. Afinal, de nada adianta
aplicar o ciclo PDCA se os colaboradores não estiverem dispostos a melhorar
continuamente e aprimorar suas atividades. Como aplicar o
Ciclo PDCA em Projetos de sua Empresa?
O ciclo PDCA é uma ferramenta
simples e de fácil aplicação, que servirá para qualquer tipo de projeto na
sua empresa. Com ele, você terá um passo a
passo iterativo para guiar as pessoas na solução de problemas, identificação
de falhas e reconhecimento de oportunidades. A aplicação, como vimos,
obedece às quatro fases: 1.
Planejar: aqui você
estabelece metas e processos para alcançar os objetivos 2.
Executar: esse é o
momento de colocar o plano em prática 3.
Verificar: aqui
você deve recorrer aos números para identificar os resultados 4.
Agir: a etapa final
envolve a correção ou refinamento dos rumos. Parece simples, mas não basta
adotar esse sistema apenas uma vez, de forma superficial. Para que o PDCA funcione,
você precisa implementar o método na própria cultura
organizacional, como um
princípio de qualidade e
aprimoramento. 3 Fatores
Fundamentais do PDCA
Para que o ciclo PDCA seja
adotado com sucesso, você precisa de um cenário favorável à implementação do
método. Veja se sua empresa atende a
esses 3 requisitos fundamentais. Liderança atuante
Segundo o relatório Global
Leadership Forecast 2018, da DDI, apenas 30% dos
executivos de RH acreditam que sua empresa possui uma liderança
de qualidade. A formação de líderes inspiradores
é um desafio para as organizações, pois é um fator decisivo para o aumento
da produtividade e
retenção de talentos. No caso do ciclo PDCA, a
liderança tem um papel central no engajamento das equipes, orientação
e controle de todo o processo. Além disso, os líderes
precisam ser verdadeiros embaixadores do método, defendendo seus benefícios e
motivando colaboradores a abraçarem a ideia. Conhecimento técnico
Naturalmente, o conhecimento
técnico da equipe é fundamental para o desdobramento do ciclo PDCA. Cada etapa do método exige
profundo conhecimento sobre a atuação da empresa, suas soluções e processos. Além disso, é interessante
que os profissionais compreendam as metodologias iterativas, que estão
conectadas aos métodos ágeis. O próprio ciclo PDCA é
enquadrado dentro dos métodos ágeis, junto ao Scrum e Kanban,
como uma solução flexível, colaborativa e aberta a mudanças. Conhecimento aplicado
E claro, o conhecimento de
gestão aplicado será o pilar fundamental para a implementação do ciclo PDCA. Você pode estudar a fundo a
metodologia, mas somente a experiência e prática levarão a uma cultura de
otimização contínua na empresa. Exemplos
Práticos de Ciclo PDCA
Depois de tudo que vimos ao
longo do texto, só resta reforçar o aprendizado com exemplos. Nesse sentido, trago duas
propostas de empresas diferentes em um ciclo PDCA fictício. Acompanhe: Ciclo PDCA de uma
loja de calçados
O gestor de uma varejista de
calçados identificou que a demora de atendimento estava causando a
desistência de compra pelos clientes. Então, ele aplicou o PDCA
desta forma: · Planejamento: o objetivo é
reduzir de 30 para 15 minutos a finalização da venda. A meta é uma diminuição
de 5 minutos a cada 15 dias · Execução: os vendedores
e atendentes do caixa recebem as orientações e colocam em prática as novas
técnicas de atendimento · Verificação: o sistema do
caixa apresenta demora nas operações, mas a equipe consegue acelerar seus
processos · Ação: em 45 dias, o atendimento passou de
30 para 20 minutos. O gestor identificou que existe a necessidade de
aperfeiçoar o software de venda para alcançar o resultado desejado. Ciclo PDCA de um
escritório de contabilidade
Um contador deseja criar um setor
comercial no escritório e estruturar seu processo de prospecção
de clientes. Veja como ele pode usar o
ciclo PDCA: · Planejamento: formalizar um
setor comercial no escritório em até dois meses, com a contratação de um
profissional para o cargo · Execução: consultoria com
especialistas na área para entender as demandas e como criar procedimentos
para prospectar outras contas · Verificação: durante o
processo, foi criado um fluxograma para o setor comercial, contratação de
assistente e treinamento. · Ação: percebeu-se que apenas um funcionário
não seria suficiente e, portanto, será necessário contratar um novo gestor
para as contas. Melhoria
contínua com o Ciclo PDCA
Você pode ter a impressão de
que o ciclo PDCA tem começo, meio e fim. Mas, na realidade, ele nunca
termina. A fase de ação já está
automaticamente ligada a um novo projeto, pois sempre há pontos a melhorar e
o ciclo é ininterrupto. Assim, as medidas corretivas
já levam a um novo planejamento, e assim sucessivamente. O PDCA deverá se repetir até
que você alcance o padrão desejável de qualidade, para entregar um valor
superior ao cliente em relação à concorrência. Como as expectativas do
mercado e hábitos de consumo estão sempre mudando, você estará sempre
perseguindo esse estado ideal de qualidade. Na verdade, o efeito do ciclo
PDCA é curioso: ao invés de eliminar e simplificar problemas, cada ciclo vai
revelar situações ainda mais complexas e gerar projetos mais ousados. Mas isso é um ótimo sinal,
pois significa que você está avançando e traçando objetivos mais ambiciosos. Em um cenário global de
mudanças aceleradas, a adaptabilidade é o seu diferencial competitivo mais
importante. De acordo com a
pesquisa 2018 Corporate Longevity Forecast, da Innosight,
a expectativa de sobrevivência das grandes empresas caiu de 33 anos em 1964
para apenas 24 anos em 2016. A previsão é de que, até 2027,
as corporações não durem mais do que 12 anos, devido ao dinamismo do mercado
global e suas mudanças drásticas. Ou seja: só a melhoria
contínua e
adaptação rápida serão capazes de garantir a sobrevivência e prosperidade de
uma empresa. Diferenças entre
Ciclo PDCA e Ciclo PDSA
O ciclo PDSA foi uma
adaptação de Deming para aprofundar a etapa de verificação e reforçar sua
característica analítica. Na prática, Estudar em vez de
Verificar significa conduzir análises mais profundas, e não apenas conferir o
que foi feito. É a evolução natural da
metodologia, que deve ser agregada para tornar o processo mais eficiente. No fim das contas, se você
compreender bem a lógica por trás do sistema, tanto faz a sigla que irá
adotar, não é mesmo? Conclusão
Agora ficou claro porque o
PDCA é um método consagrado na história da gestão. Sua eficácia segue atual, com
apenas quatro passos que resumem a busca contínua por melhorias nas empresas. Essa simplicidade torna a
implementação mais fácil e ainda contribui com o engajamento da equipe, já
que todos compreendem sua importância e seu mecanismo. |