FLUXOGRAMAS

O segredo para a obtenção de resultados consistentes é mediante a padronização dos processos. Quando se tem um padrão estabelecido a seguir, é muito mais fácil e rápido desempenhar as atividades do dia a dia.

Além de trazer agilidade e exatidão às operações, a padronização de processo possibilita mapear atividades de planejamento a fim de que sejam realizadas sempre da mesma forma, seguindo a mesma lógica de execução.

Podemos dizer, sem sombra de dúvidas, que a ferramenta mais básica e mais eficaz para realização de mapeamento de processos é o fluxograma.

O fluxograma é uma expressão gráfica que demonstra uma representação esquemática de um processo. Através dele é possível mapear cada uma das etapas do processo na sua sequência lógica de execução, bem como os pontos onde existem decisões a serem tomadas, dados a serem utilizados ou arquivados, intervalos de tempo entre as tarefas, dentre outras coisas.

Como o próprio nome já diz, o fluxograma é uma espécie de diagrama que representa o fluxo de atividades a serem desempenhadas em uma ordem lógica, ou o fluxo que um documento deve percorrer entre os departamentos de uma organização. Ele tem o objetivo de ordenar o processo e impedir que etapas sejam realizadas antes de cumprir requisitos, ou etapas serem realizadas de maneira errada.

O fluxograma foi introduzido no cenário industrial por Frank e Lillian Gilbreth durante uma apresentação à Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos (ASME), em 1921. Desse momento em diante, a ferramenta foi se difundindo, tanto para mapeamento de processos, quanto no ramo de desenvolvimento de sistemas, até que foi inserida por Ishikawa como uma das 7 ferramentas básicas da qualidade.

Os fluxogramas podem ser utilizados para traçar de maneira inteligente desde as tarefas mais simples envolvendo apenas um indivíduo, até as tarefas mais elaboradas que envolvam diversas áreas e tomadas de decisões.

Um exemplo da necessidade e funcionalidade do fluxograma dentro dos processos industriais.

“Quais são os passos lógicos para fazer um café?”, o que você responderia?

Será que você analisou esse processo na íntegra, contemplando todos os passos lógicos?

Lembre-se que nos processos industriais, os erros precisam ser mitigados ao máximo, não há brecha para tentativa e erro.

Vejamos um exemplo de um fluxograma dessa atividade e compare com a sua resposta:

Figura 17

Observando o fluxograma acima, provavelmente você notou que esqueceu algumas etapas desse processo que é tão simples. Talvez, tenha achado até desnecessário o nível de detalhamento do processo, afinal, essa é uma atividade muito simples que qualquer um sabe desempenhar, sendo parte do cotidiano da maioria das pessoas.

E se esse fosse o fluxo de uma atividade complexa, que não é de conhecimento geral? E se estivéssemos apresentando esse fluxograma para uma criança que nunca fez café, no intuito que ela pudesse fazê-lo pela primeira vez?

A relevância dessa ferramenta no mapeamento dos processos, na importância de se ter padrão para atividades complexas do cotidiano de uma indústria, de modo que permita a sua realização seguindo sempre o mesmo fluxo de etapas.

Regras Básicas para Utilização do Fluxograma

No tópico anterior, demonstramos que o fluxograma é uma expressão gráfica utilizada para mapeamento de processo.

Como toda expressão gráfica, ele apresenta símbolos e regras de utilização que tem como objetivo demonstrar exatamente qual o tipo de atividade a ser desempenhada em cada ponto.

Cada símbolo demonstra uma ação diferente a ser tomada, seja no sentido de avançar no processo, esperar, decidir, arquivar, inserir dados manualmente, dentre várias outras.

Veja a tabela com os principais símbolos e a sua função:

Figura 18 – Simbologia do Fluxograma

Entender a codificação por trás do fluxograma é vital para entender os processos que foram mapeados com essas ferramentas, bem como as nuances por trás da execução de cada uma das atividades.

Por exemplo, se precisarmos demonstrar que dados serão salvos em um HD, basta utilizar o símbolo “Disco Magnético” atrelado a um processo de salvar dados.

Caso exista a necessidade de tomar uma decisão de fazer, ou não fazer alguma etapa, com base em uma premissa, se faz necessário o uso do ponto de decisão (Sim ou Não).

Realizadas as formalidades, chega o momento de partirmos para a Manutenção Centrada em Qualidade.

Como pudemos ver na figura 15 (matriz), o fluxograma será utilizado para estruturação de processos, tanto na etapa de planejamento (P), como na etapa de execução (D).

Construindo Estratégias e Táticas de Manutenção com

Fluxogramas

Pode-se dizer que o fluxograma é a principal ferramenta de mapeamento de processos utilizado na gestão industrial e serve, tanto para mapear atividades cotidianas e rotineiras, quanto para traçar o fluxo de ideias utilizadas no planejamento.

Na Manutenção Centrada na Qualidade não é diferente, nessa abordagem, o fluxograma tem o mesmo protagonismo, sendo o principal aliado do planejamento estratégico e tático da área de manutenção e servirá como alicerce para todas as atividades que serão realizadas de maneira subsequente.

Quando estamos falando de estratégia, entende-se que não serão abordados fluxos de pequenas atividades. O detalhamento ficará de fora. Nesse momento, iremos definir grandes decisões da manutenção envolvendo, principalmente, a gestão financeira do setor (como os recursos da área serão definidos e utilizados).

Vejamos na imagem a seguir, o fluxograma macro de gestão financeira estratégica da manutenção:

Figura 19 – Planejamento Estratégico da Manutenção

Note que, nesse fluxo macro, as atividades se repetem “infinitamente” em um ciclo, seguindo o mesmo padrão de ação proposto no PDCA. Observe também que, nesse fluxo, cada processo (Quadrado) representa uma macro atividade composta por diversas micro atividades que irão traçar o método de realizá-la.

Como se trata de um macrofluxo, todo o planejamento é feito de maneira estratégica, a longo prazo, e cada uma das etapas representa uma série de ações a serem tomadas. O objetivo desse plano é “nortear” todas as ações da manutenção durante um período de, no mínimo, 365 dias (1 ano).

Apenas para ressalva, o fluxo da figura 18 não se trata de um fluxo padrão de planejamento

estratégico da manutenção e, sim, de um modelo que pode ser utilizado ou não, para realização dessa tarefa. Cabe ao gestor mapear a forma como acha mais conveniente tratar a sua área a longo prazo.

Retomando agora a ideia central, para que esse fluxo ganhe sentido e forma, é necessário ir mais a fundo, destrinchando cada um dos quadrados para entender como será tratada a tática da área.

Cada uma dessas macro atividades deverão ser desdobradas em outros fluxos, contemplando, dessa vez, as táticas que o setor precisa traçar. Por exemplo, selecionemos a macro tarefa de “Elaboração de Plano de Manutenção. Esse processo envolve diversas operações diferentes, desde o levantamento de informações sobre os equipamentos, até a definição de frequências para as atividades de manutenção.

Vamos verificar como esse processo poderia ser realizado através de um fluxograma:

Figura 20 – Elaboração de Plano de Manutenção

De maneira simplificada, temos um fluxograma contemplando todas as operações de elaboração de um plano de manutenção. Perceba que apenas um dos quadrados (processos) da figura 18, que contemplava a elaboração de plano de manutenção, foi desdobrado em um fluxo de operações. A essa atividade damos o nome de DESDOBRAMENTO DE PLANEJAMENTO.

O que foi feito, aqui, foi a transformação da estratégia de um período em um fluxo de operações. O que precisa ser feito de maneira global é a transformação de cada um dos processos em um fluxo de operação.

Devido a essa versatilidade, defini o fluxograma como primeiro grande passo para a Manutenção Centrada em Qualidade, pois é através dele que todo o planejamento do setor será realizado, desde o nível estratégico até o nível operacional.

Cabe, nesse momento, um lembrete. Não se decepcione por não destrincharmos a fundo cada um dos processos do macrofluxo de planejamento estratégico da manutenção.

O objetivo é elucidar o funcionamento das ferramentas para que você, gestor de manutenção, transforme-a em aliada daqui em diante.

Planejando a Operação

O fluxograma mostra seu papel mais relevante na etapa que vem após o planejamento: a padronização da operação.

A matriz da manutenção centrada em qualidade deixa claro que o papel do fluxograma é fundamental em duas etapas do PDCA: o planejamento e a execução.

O planejamento operacional é o que mais carece de padronização, pela própria natureza repetitiva desse tipo de atividade.

A palavra qualidade está diretamente relacionada a seguir um padrão, e o fluxograma é a ferramenta ideal para realizar esse trabalho. Cada um dos fluxogramas táticos, que norteiam operações, precisa ser desdobrado em fluxogramas operacionais que contemplem todas as atividades para realização de uma operação.

Esses fluxogramas de padronização das atividades rotineiras são tão importantes no planejamento quanto na execução, porque, acima dos outros (estratégicos e táticos), esses, de fato, servirão como manual para realização de atividades diárias.

Devido a sua grande frequência de utilização e por estarem diretamente em posse de mantenedores, traçando padrões para atividades que necessitam de grande controle de precisão, usualmente, os fluxogramas operacionais são utilizados como parâmetro para elaboração de procedimentos operacionais.

Os procedimentos operacionais (conhecidos, na maioria das vezes, pela sigla POP’s- Procedimentos Oeracionais) são documentos de elaboração para transformar o fluxograma operacional em um manual didático, explicativo e ilustrado, que servirá como guia para as ações dos mantenedores em campo.

Contemplando todas as “nuances” da operação, deve se atender a premissa da clareza, em primeiro lugar. Quanto mais explicativo for o POP, maior a chance de a execução da tarefa ser adequada. Veja um exemplo de procedimento operacional na figura a seguir:

Figura 21 – Modelo de Procedimento Operacional

Observando os fluxogramas operacionais até aqui, fica a impressão que servem apenas para guiar a realização de atividades manuais. Entretanto, esse conceito está equivocado. Qualquer operação, seja de cunho técnico, ou administrativo, pode (e deve) ser padronizada com fluxogramas operacionais.

Atividades como montar um calendário de manutenção, programar atividades, emitir e dar baixa em ordens de serviço, coletar dados e controlar indicadores, inspecionar, capacitar e multiplicar conhecimento, também carecem de padronização para serem realizadas de maneira aceitável.

A desordem se instala em um setor de manutenção quando cada programador trabalha de um jeito diferente, quando o planejador e o programador não estão devidamente alinhados, quando ninguém sabe exatamente quem será responsável por realizar uma atividade. Nesse cenário, urge a necessidade da padronização por meio de fluxogramas operacionais.

Figura 22 – Priorização de Serviço de Manutenção Corretiva. Fonte: TELES, 2019

Veja o exemplo proposto por Teles (2019) que mapeia e define o fluxo para a operação de priorização de serviço de manutenção corretiva.

Nesse fluxo, fica claro a importância do padrão para atividades de cunho intelectual na missão de trazer ordem para a realização das tarefas. Sem esse tipo de planejamento, as atividades rotineiras ficam “soltas”, abrindo grande espaço para o acontecimento de problemas e, consequentemente, causando furos no planejamento.